Surat Menyurat
A. Pengertian , Fungsi Surat dan Jenis
surat
Surat
adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama
sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan,
pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Fungsi Surat :
- Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan
pribadi, kelompok atau organisasi lain.
- Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat
tugas.
- Buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan
hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian
warisan.
- Alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta
- Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk
menelusuri peristiwa penting masa lalu.
Jenis-jenis Surat
1.
Berdasarkan
Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi
lima jenis yaitu :
a.
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat
kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan,
keuangan keluarga dan sebagainya.
b.
Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi
adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c.
Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk
para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
d.
Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal
perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para
langganannya.
e.
Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam
pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas
yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
1.
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
2.
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3.
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4.
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5.
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor
pembuat surat
6.
Format surat tertentu
2.
Berdasarkan
Wujud Surat
Penggolongan
surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi
lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga
dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi
lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada
kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau
amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum
misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh
pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah,
tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat
dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern
(didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah
merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi
yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan
berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang
perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa
tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
g.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak
mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan
pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan
sebagainya.
3.
Berdasarkan
Keamanan Isinya.
Berdasarkan
keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a.Surat Sangat
Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang
berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara,
sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan
masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak
boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak
berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat
konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena
isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan
yang korupsi.
4.
Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat
berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat
Sangat Segera atau Surat Kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau
kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang
pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima
harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu
pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan
dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk
penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari
penerima.
5. Berdasarkan
Dinas Pos
Surat
berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang
dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu
penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang
secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada
tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan
dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat
Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat
tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu
surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih
mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus
segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya
dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting,
sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat
tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak
penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya
oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.
B.
Syarat-syarat
Surat Yang Baik
1. Surat harus
disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu :
·
penyusunan letak bagian-bagian surat,
·
pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
·
pemakaian kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29
cm, jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas,
tembus, (doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar asli,
kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan
intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan
cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak
ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang
dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat,
cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus
dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah :
1. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
2. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;
3. mengetahui posisi dan bidang tugasnya;
4. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.
C.
Bahasa
Surat
1.
Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca
dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang
dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2.
Benar
Benar disini berarti: isi dari surat
tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta
menggunakan kosa kata yang baku.
3.
Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan
bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak
terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan
katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif
sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5.
Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan
tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6.
Menarik
Menari disini bukan berarti harus
menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi,
kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang
dan dibaca.
D. Bagian-bagian Surat
1)
Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya mencantumkan
identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
2) Nomor surat
Surat
resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan
maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b.
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi,
lembaga atau perusahaan
c.Memudahkan pengklasifikasian surat
berdasarkan isinya
d.Penunjukkan secara akurat sumber
dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat
terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut
menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan
dengan angka Romawi dan tahun ditulis
utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat
disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas
kertas untuk surat berperihal
b)Diletakkan dibawah judul untuk surat
berjudul
3)
Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat
pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan
penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas
berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah
tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama
bulan dan tahun.
4)
Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai lampiran
dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan
jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis
dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5)
Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk
memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal
sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus
diperhatikan :
a. Hal atau
perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul
surat berjudul
b. Hal
ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas
ditulis dengan huruf kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan
tanda titik karena perihal bukan kalimat
6)
Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua
tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar
kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan
pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada
sampul.
7)
Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka
pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan
salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk
surat-surat yang berisi berita.
8)
Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat
yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti,
dan bagian penutup
a.
Bagian
Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai
pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan
disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan
inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b.
Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang
berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama
pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali
atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan,
simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup
menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.
Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara
berlebihan.
9)
Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah
kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik
digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup.
Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10)
Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia, penanda
tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman
nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas
kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan
kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda
tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan
penandatangannya.
11)
Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain
yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
E.
Contoh
Surat
Jakarta, 23 Juli 2009
Kepada Yth,
Pimpinan
PT PLN Persero Jakarta
di-
tempat
Dengan
Hormat,
Saya yang
bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Dimas Prayudha
Tempat/Tgl.
Lahi : Jakarta / 24 April 1991
Agama : Islam
Pendidikan : S1
Alamat : Jl.Bumi Indah No 6, Jakarta
HP : 081234567890
Maka dengan
ini saya mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu agar sudi kiranya menerima saya
sebagai salah seorang karyawan pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Sebagai
bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama ini turut saya lampirkan kelengkapan
administrasi sebagai berikut:
1.
Surat permohonan
2.
Foto copy Nem dan Ijazah terakhir
3.
Foto copy KTP
4.
Pas photo 3 x 4
5.
Sertifikat
Demikianlah
permohonan ini saya sampaikan dengan harapan semoga terkabul hendaknya. Atas perhatian
yang Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Dimas Prayudha , ST.)
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar